Eine Checkliste durchführen / abarbeiten
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Eine Checkliste aufrufen
Wenn Ihnen eine Checkliste zugewiesen / delegiert wurde, werden Sie darüber per E-Mail benachrichtigt und finden diese gleichzeitig in dem Aufgaben-Modul:
In der Aufgaben-Liste sehen Sie immer Ihre neuesten Aufgaben oben eingeblendet. Je nach dem müssen Sie aber noch Ihre Filtereinstellungen anpassen, um zu den offenen Aufgaben zu gelangen:
Um die Checkliste (Aufgabe) durchzuführen / abzuarbeiten, wählen Sie bei der entsprechenden Checkliste den Button "Starten".
Eine Checkliste durchführen / abarbeiten
Nach dem starten kann es sein, dass Ihnen noch Basis-Angaben eingeblendet werden, was aber nicht zwingend der Fall ist.
Ergänzen Sie die Felder mit den entsprechenden Angaben, damit diese zu einem späteren Zeitpunkt eindeutig zugeordnet werden können und Sie dadurch die Rechtssicherheit erhöhen. Die Angaben sind nicht zwingend und Sie können die Maske durch den grünen Button im unteren Bereich überspringen.
Nun sind Sie in der Checkliste angelangt und können Frage für Frage durchgehen und diese beantworten. Es wird Ihnen immer eine Frage eingeblendet und nach der Beantwortung gelangen Sie entweder direkt, oder nach Definition der Massnahmen automatisch zur nächsten Frage.
Antwort-Optionen
Je nach Frage stehen Ihnen unterschiedliche Antwort-Optionen zur Verfügung. Diese könnten Beispielsweise sein:
In Ordnung / nicht in Ordnung / Teilweise / nicht anwendbar
Sollte eine gewünschte Antwort-Option nicht zur Verfügung stehen, so ist dies kein Systemfehler, sondern vom Ersteller der Checkliste so vorgesehen.
In Ordnung / nicht in Ordnung / Teilweise / nicht anwendbar
Sollte eine gewünschte Antwort-Option nicht zur Verfügung stehen, so ist dies kein Systemfehler, sondern vom Ersteller der Checkliste so vorgesehen.
Checkliste unterbrechen
Sie können jederzeit eine Checkliste währender der Durchführung unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt weiterführen. Um eine Checkliste zu unterbrechen, wählen Sie den Zurück- / Pfeil-Button links oberhalb des Fortschrittsbalken. Alle bis zu diesem Zeitpunkt erfassten Daten werden gespeichert. In der Aufgabenliste finden Sie die Checkliste dann mit der Filtereinstellung "Status: zu erledigen".
Massnahme zu negativen Feststellungen erfassen
Wenn Sie eine Frage nicht erfüllen, also als Antwort Nein, Teilweise oder nicht in Ordnung anwählen, müssen Sie den Grund dafür umschreiben (Feststellung) und zugleich eine Massnahme bestimmen und diese delegieren, damit der Mangel / der Missstand behoben werden kann.
Im oberen Teil umschreiben Sie Ihre Feststellung. Umschreiben Sie möglichst präzise, weshalb Sie die Anforderungen aus der Frage nicht erfüllen. Geben Sie zudem der präzise Standort an, damit es zu keiner Verwechslung kommt.
Bilder sagen mehr als 1000 Worte
Fügen Sie zu Ihrer Feststellung Bilder hinzu welche den Missstand oder den Mangel aufzeigen. Die Bilder können entweder mit dem Foto-Symbol von Ihrem Computer hochgeladen, oder mit dem Kamera-Symbol direkt mit Ihrem Tablet oder Smartphone aufgenommen aufgenommen werden. Sie können so viele Fotos hinzufügen wie es benötigt, wiederholen Sie dazu einfach immer wieder den Vorgang.
Unterhalb der Feststellung können Sie eine Massnahme definieren und einem / einer Umsetzungsverantwortlichen zuweisen. Umschrieben Sie Ihren Massnahmenvorschlag um den Mangel zu beseitigen und geben Sie an, durch wen (Umsetzungsverantwortlicher) und bis wann (Zu erledigen bis) die Massnahme umgesetzt werden soll.
Die Priorität der Umsetzung ist standartmässig auf "Niedrig" gesetzt. Sie könne eine höher Priorisierung selbst anwählen. Nach dieser können Sie später filtern und signalisieren dem / der Umsetzungsverantwortlichen das die Umsetzung eine höhere Priorisierung hat.
Um die Priorität zu bestimmen, könne Sie die Risikobeurteilung zur Hilfe nehmen. Klicken Sie dabei unter "Risiko" auf das Bleistift-Symbol. Anschliessend öffnet sich eine Risikomatrix, in welcher Sie das zutreffende Feld anwählen können. Die Priorität wird danach automatisch gesetzt.
Rechtlicher Hinweis
Die Risikobewertung soll den Benutzer bei der Setzung der Priorität unterstützen. Wegen rechtlichen Aspekten kann die getroffene Risikobeurteilung nicht rechtlich geltend gemacht werden. Fehlt Ihnen das Wissen oder die Erfahrung um eine Risikobewertung korrekt vorzunehmen, empfehlen wir Ihnen Spezialisten der Arbeitssicherheit beizuziehen.
Sobald Sie alles erfasst haben, klicken Sie auf "Nächste Frage" und führen die Checkliste fort. Sollten Sie nicht alles korrekt ausgefüllt haben, werden Sie an der Weiterführung gehindert und auf die fehlerhafte Stelle hingewiesen.
Sobald Sie die Checkliste komplett durchgearbeitet und alle Fragen beantwortet haben, können Sie die Checkliste oben rechts abschliessen.
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